Mit SuSiFormsPlus bündeln Sie wiederkehrende Formulare und Abfragen an einer zentralen Stelle. Eltern sowie Schülerinnen und Schüler geben die benötigten Informationen online ein. SuSiFormsPlus ermittelt, welche Erklärungen im jeweiligen Fall tatsächlich benötigt werden – und erstellt automatisch die erforderlichen Unterlagen.
Weniger Papier. Kein unnötiges Abtippen. Mehr Überblick.
Gerade zum Schuljahresbeginn müssen Schulen zahlreiche Angaben, Einwilligungen und Kenntnisnahmen einholen.
Datenschutz, Notfallkontakte, Leihgeräte, digitale Dienste, Schulordnung, Infektionsschutz, Ganztagsangebote, Schulbuchleihe – die Liste ist lang. Und nicht jedes Formular betrifft jeden Schüler. Manche Erklärungen müssen lediglich zur Kenntnis genommen werden, bei anderen ist weiterhin eine Unterschrift erforderlich.
Erstellen. Ausdrucken. Verteilen. Ausfüllen. Einsammeln. Kontrollieren. Sortieren. Ablegen. Daten mühevoll händisch übertragen.
Oft werden dabei vorsorglich Formulare verteilt, die im konkreten Fall überhaupt nicht benötigt werden.
Bei einigen hundert Schülerinnen und Schülern entsteht daraus schnell ein erheblicher Verwaltungsaufwand.
SuSiFormsPlus macht diesen Prozess einfacher.
Eltern sowie Schülerinnen und Schüler erfassen ihre Angaben zunächst zentral über ein Online-Formular.
Dabei entscheidet SuSiFormsPlus anhand der gemachten Angaben und hinterlegter Filterfragen, welche Einwilligungen, Vereinbarungen und Formulare im individuellen Fall überhaupt benötigt werden.
Wo eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, erzeugt SuSiFormsPlus auf der abschließenden Bestätigungsseite automatisch genau die Formulare, die tatsächlich unterschrieben werden müssen.
Diese werden von den Eltern bzw. Schülerinnen und Schülern selbst ausgedruckt, unterschrieben und an die Schule zurückgegeben.
So verbindet SuSiFormsPlus die Vorteile der digitalen Datenerfassung mit den Anforderungen an unterschriebene Dokumente.
Die für Ihre Schule benötigten Abfragen, Einwilligungen, Kenntnisnahmen und Vereinbarungen werden zentral über SuSiForms bereitgestellt. Eltern bzw. Schülerinnen und Schüler starten über einen gemeinsamen Zugang.
Ein Einstieg. Viele mögliche Formulare.
Die benötigten Informationen werden direkt online eingegeben. Kontaktdaten, Auswahlmöglichkeiten, Anmeldungen, Einwilligungen und weitere Angaben liegen damit von Anfang an digital und strukturiert vor. Was bereits digital eingegeben wurde, muss die Schulverwaltung nicht noch einmal abtippen.
Nicht jeder Schüler benötigt dieselben Formulare. Deshalb kann SuSiFormsPlus anhand gezielter Filterfragen den weiteren Ablauf individuell steuern. Wird beispielsweise ein bestimmtes Angebot genutzt? Wird ein digitales Endgerät ausgeliehen? Wird ein bestimmter Dienst benötigt? Aus den Antworten ergibt sich, welche weiteren Angaben, Einwilligungen oder Vereinbarungen für diesen Schüler tatsächlich relevant sind. So muss sich niemand durch Formulare arbeiten, die ihn gar nicht betreffen.
Sind für einzelne Erklärungen weiterhin Unterschriften erforderlich, werden die entsprechenden Dokumente automatisch erzeugt. Am Ende des Online-Vorgangs erhält der Nutzer eine Bestätigungsseite. Dort stehen nur die individuell erforderlichen Dokumente zum Ausdruck bereit. Ausdrucken. Unterschreiben. In der Schule abgeben. Nicht der komplette Formularsatz – sondern nur das, was wirklich unterschrieben werden muss.
Die digital erfassten Angaben, Einwilligungen und Kenntnisnahmen stehen der Schule strukturiert zur Verfügung. So lässt sich schnell nachvollziehen, welche Angaben und Rückmeldungen vorliegen und wo gegebenenfalls noch etwas fehlt.
Wo die erfassten Informationen für die weitere Verwaltungsarbeit benötigt werden, lassen sie sich entsprechend aufbereiten und weiterverwenden.
So können beispielsweise Klassen- und Übersichtslisten erstellt oder vorhandene und neu erfasste Daten miteinander abgeglichen werden.
Einmal erfassen. Mehrfach nutzen.
Ein wesentlicher Vorteil von SuSiFormsPlus liegt in der intelligenten Steuerung des Formularprozesses. Anhand der Angaben und Antworten kann der weitere Ablauf individuell angepasst werden.
Ein Schüler benötigt ein schulisches Leihgerät? Dann werden die dafür erforderlichen Angaben abgefragt und der entsprechende Leihvertrag zur Unterschrift erzeugt.
Kein Leihgerät? Dann wird dieser Teil des Prozesses übersprungen. Das gleiche Prinzip lässt sich auf unterschiedlichste schulische Abläufe übertragen.
Welche Formulare benötigt werden, unterscheidet sich von Schule zu Schule. SuSiFormsPlus wird deshalb individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Einwilligungen und Nutzungsvereinbarungen
Und natürlich die Formulare, die speziell an Ihrer Schule benötigt werden.
Ein Papierformular einfach durch ein Online-Formular zu ersetzen, greift zu kurz.
Eltern und Schüler geben ihre Informationen einmal ein. Die Daten stehen der Schule anschließend strukturiert zur Verfügung.
Filterfragen sorgen dafür, dass nur die Abfragen und Formulare erscheinen, die im konkreten Fall tatsächlich relevant sind.
Wo weiterhin eine Unterschrift benötigt wird, erstellt SuSiFormsPlus automatisch die entsprechenden individuellen Dokumente zum Ausdruck.
Digital, wo es geht. Papier, wo es nötig ist. Und vor allem: Die bereits digital erfassten Informationen müssen anschließend nicht noch einmal von Papierformularen abgetippt werden.
Die benötigten Formulare und Abfragen werden zentral bereitgestellt.
Filterfragen steuern den individuellen Ablauf und sorgen dafür, dass nur tatsächlich benötigte Abfragen und Dokumente erscheinen.
Unterschriftspflichtige Dokumente werden anhand der zuvor gemachten Angaben automatisch erzeugt und auf der Bestätigungsseite zum Ausdruck bereitgestellt.
Informationen, die bereits digital eingegeben wurden, müssen nicht erneut von Papierformularen übertragen werden.
Rückmeldungen stehen digital und strukturiert zur Verfügung.
Gedruckt wird nur noch dort, wo Papier tatsächlich benötigt wird – beispielsweise für eine erforderliche Unterschrift.
Erfasste Informationen können für die weitere schulische Verwaltungsarbeit aufbereitet werden.
Formulare, Filterlogiken, Abfragen und Auswertungen werden an die tatsächlichen Anforderungen Ihrer Schule angepasst.
Ganztagsangebote, Ferienbetreuung oder andere kostenpflichtige schulische Leistungen bringen zusätzliche Formulare und Verwaltungsarbeit mit sich. Auch diese Prozesse können mit SuSiFormsPlus abgebildet werden. Neben der Anmeldung und den benötigten Angaben kann dabei auch ein SEPA-Lastschriftmandat in den Prozess integriert werden. Auch hier gilt: Benötigte Informationen werden digital erfasst und die erforderlichen Unterlagen passend zum jeweiligen Vorgang erzeugt. Ein Vorgang für die Eltern. Strukturierte Daten für die Schule.
Deshalb gibt SuSiFormsPlus nicht vor, welche Formulare Sie verwenden oder wie Ihre internen Abläufe auszusehen haben. Gemeinsam betrachten wir Ihre bestehenden Formulare und Anforderungen: Welche Informationen sollen digital erfasst werden? Welche Einwilligungen und Kenntnisnahmen werden benötigt? Welche Abfragen hängen voneinander ab? Wo sind Unterschriften erforderlich? Welche Listen und Auswertungen werden anschließend gebraucht? Daraus entsteht der für Ihre Schule passende digitale Ablauf. So viel Standardisierung wie möglich. So viel Individualisierung wie nötig.