Mit SuSiForms für den verlässlichen Ganztag bilden Städte und Gemeinden den gesamten organisatorischen Anmeldeprozess für ihre Betreuungsangebote digital ab – einschließlich Ferienbetreuung. Eltern melden ihre Kinder online an. Die Verwaltung erhält vollständige, strukturierte Daten und kann damit direkt weiterarbeiten.
Weniger Papier. Weniger Rückfragen. Weniger manuelle Arbeit. Mehr Überblick.
SuSiForms wird bereits für die Organisation kommunaler Ganztagsangebote eingesetzt. Und der für uns wichtigste Maßstab ist nicht die Anzahl technischer Funktionen, sondern die Frage: Spart die Lösung den Menschen, die damit arbeiten, tatsächlich Arbeit? Die Rückmeldung eines Anwenders auf unsere erste Umsetzung bringt es auf den Punkt:
Genau dafür haben wir die Lösung entwickelt.
Mit dem Schuljahr 2026/27 ist der bundesweite Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung für Kinder der ersten Klassenstufe gestartet. In den kommenden Jahren wird er jährlich um eine weitere Klassenstufe ausgeweitet. Für Städte, Gemeinden und andere Träger bedeutet das:
Gleichzeitig erwarten Eltern einen möglichst einfachen Anmeldeprozess – und die Verwaltung benötigt vollständige und verlässliche Informationen, mit denen sie anschließend tatsächlich arbeiten kann. Genau hier setzt SuSiForms an.
… Eltern melden ihr Kind bequem online für das passende Ganztagsangebot an. … Sie erhalten die benötigten Daten vollständig, digital und exakt auf Ihre Angebote zugeschnitten. … das System fragt nur die Informationen ab, die für die jeweils gewählte Betreuung tatsächlich erforderlich sind. … notwendige Unterlagen werden automatisch erzeugt und den Eltern zur Unterschrift bereitgestellt. … ein erforderliches SEPA-Lastschriftmandat wird direkt im Anmeldeprozess erstellt und vom Kontoinhaber unterschrieben. … Sie sehen jederzeit, wie viele Kinder für welches Angebot angemeldet sind. … Sie erstellen mit wenigen Schritten die benötigten Teilnehmer- und Anwesenheitslisten. … Sie verschicken nach Ende der Anmeldefrist Zu- und Absagen direkt aus dem System. … und das Ganze funktioniert nicht nur für den regulären Ganztag, sondern auch für Ihre Ferienbetreuungsangebote. Genau dafür gibt es SuSiForms.
Die von Ihnen angebotenen Betreuungsmodelle werden individuell in SuSiForms abgebildet. Eltern wählen das für ihr Kind gewünschte Angebot und geben die benötigten Informationen direkt online ein. Dabei kann der Ablauf abhängig von Schule, Betreuungsform, Wochentagen, Uhrzeiten, Mittagessen oder anderen Kriterien individuell gesteuert werden. Die Verwaltung erhält genau die Daten, die sie für das jeweilige Angebot benötigt.
Nicht jede Familie benötigt dieselben Fragen und Unterlagen. Deshalb steuert SuSiForms den Anmeldeprozess über individuelle Auswahl- und Filterfragen. Je nach gebuchtem Angebot können unterschiedliche Angaben abgefragt, Informationen eingeblendet oder zusätzliche Dokumente benötigt werden. Nur fragen, was relevant ist. Das macht die Anmeldung für Eltern einfacher und sorgt gleichzeitig für vollständigere und besser strukturierte Daten in der Verwaltung.
Wo für Anmeldungen, Erklärungen oder Vereinbarungen weiterhin eine Unterschrift erforderlich ist, erstellt SuSiForms automatisch die benötigten Dokumente. Die zuvor online eingegebenen Daten werden dabei bereits in die entsprechenden Formulare übernommen. Auf der abschließenden Bestätigungsseite erhalten die Eltern nur die Unterlagen, die für ihre konkrete Anmeldung tatsächlich erforderlich sind.
Sind die Ganztags- oder Ferienangebote kostenpflichtig, können die benötigten Zahlungsinformationen direkt während der Anmeldung abgefragt werden. SuSiForms erzeugt daraus das entsprechende SEPA-Lastschriftmandat. Der Kontoinhaber erhält das vorausgefüllte Mandat zur Unterschrift. Damit liegen Anmeldung und die für die Abrechnung benötigten Informationen gemeinsam vor. Ein Prozess für die Eltern. Vollständige Unterlagen für die Verwaltung.
SuSiForms stellt wichtige Informationen bereits während der laufenden Anmeldephase übersichtlich zur Verfügung. So erhalten Sie frühzeitig einen Überblick über die tatsächliche Nachfrage und können Ihre weitere Planung darauf ausrichten.
Sondern schon während der Anmeldung wissen, wo Sie stehen.
Die benötigten Formulare und Abfragen werden zentral bereitgestellt. Nach Abschluss der Anmeldung können aus den vorhandenen Daten die jeweils benötigten Listen erzeugt werden. Beispielsweise:
Nach Ablauf der Anmeldefrist steht häufig der nächste Arbeitsschritt an: Welche Kinder erhalten einen Platz? Welche Anmeldungen können nicht berücksichtigt werden? Auch diese Kommunikation kann über SuSiForms unterstützt werden. Zu- und Absagen können auf Grundlage der vorhandenen Anmeldedaten erstellt und elektronisch versendet werden. Das spart nicht nur Verwaltungszeit. Es reduziert auch Papier-, Druck- und Portokosten.
Die Organisation hört mit dem letzten Schultag nicht auf. Der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung umfasst grundsätzlich auch die Schulferien. Gleichzeitig unterscheiden sich Ferienangebote organisatorisch häufig deutlich vom regulären Ganztag. SuSiForms kann deshalb auch für die Anmeldung zur Ferienbetreuung eingesetzt werden. Ferienwochen, einzelne Betreuungstage, unterschiedliche Angebote oder weitere Auswahlmöglichkeiten können individuell abgebildet werden. Auch hier gilt: Online anmelden → benötigte Daten erfassen → Unterlagen erzeugen → Teilnehmerzahlen im Blick behalten → Listen erstellen. Damit können regulärer Ganztag und Ferienbetreuung mit derselben bewährten Lösung organisiert werden.
Die erfassten Daten stehen strukturiert digital zur Verfügung und können für die weitere Verarbeitung aufbereitet werden. Abhängig von den technischen Möglichkeiten Ihrer eingesetzten Verwaltungs- oder Buchhaltungssoftware können die Daten auch für einen entsprechenden Import vorbereitet werden. Und wenn ein direkter Import nicht möglich ist? Dann stehen die Informationen zumindest bereits strukturiert digital zur Verfügung. Denn Daten, die Eltern bereits eingegeben haben, sollte niemand in der Verwaltung noch einmal abtippen müssen.
Digitale Anmeldung Eltern melden ihre Kinder bequem online für die angebotenen Betreuungsmodelle an. Individuelle Abfragen Der Anmeldeprozess passt sich über Filterfragen an das gewählte Angebot an. Automatisch erzeugte Formulare Nur tatsächlich benötigte Unterlagen werden individuell vorausgefüllt und zur Unterschrift bereitgestellt. SEPA-Lastschriftmandate Benötigte Mandate können direkt aus den im Prozess erfassten Daten erzeugt werden. Live-Überblick Teilnehmerzahlen und wichtige statistische Informationen stehen bereits während der Anmeldephase zur Verfügung. Änderungsmanagement Änderungen bestehender Betreuungsbuchungen und Angaben können digital erfasst werden. Teilnehmer- und Anwesenheitslisten Angebotsspezifische Listen lassen sich aus den vorhandenen Daten erzeugen. Zu- und Absagen Die Kommunikation nach Ende der Anmeldephase kann direkt auf Basis der vorhandenen Daten erfolgen. Ferienbetreuung Auch Ferienangebote und die dazugehörigen Anmeldeprozesse können mit SuSiForms organisiert werden. Datenschutz Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird entsprechend der für SuSiForms vorgesehenen Datenschutz- und DSGVO-Anforderungen umgesetzt.
Unterschiedliche Schulen. Unterschiedliche Betreuungsmodelle. Unterschiedliche Zeiten. Unterschiedliche Gebühren. Unterschiedliche Ferienangebote.
Eine starre Standardanmeldung kann diese Realität nur schwer abbilden. Deshalb richten wir SuSiForms entsprechend Ihren tatsächlichen Angeboten und organisatorischen Anforderungen ein. Gemeinsam klären wir beispielsweise:
Mit dem wachsenden Ganztagsangebot wächst auch die organisatorische Aufgabe für Städte und Gemeinden. SuSiForms hilft Ihnen dabei, diese Aufgabe pragmatisch zu lösen: