SuSiForms – die Online-Schulanmeldung im Überblick

JETZT NEU:

Mit dem neuen Update wurde die mehrfach dezidierte Bestätigung des Anmeldewunsches über eine geschützte Seite im Frontend mit 2-Faktor-Authentifizierung noch datensicherer und verbindlicher gemacht. Sie können den Prozess hier einfach einmal ausprobieren, indem Sie das Formular auf der hier verlinkten Seite ausfüllen und den Prozess einmal beispielhaft durchspielen.

So läuft die Online-Schulanmeldung ab

Ablauf und Systemarchitektur des Programms

Sicherheit

Vollständig DSGVO-gerecht: Die Sicherheitsaspekte im Überblick

  • Die Seite und der automatisierte E-Mailverkehr sind ssl zertifiziert und geschützt.
  • Das Backend ist per Benutzername und sicheren Passwörtern geschützt.
  • Wöchentliche und Inkrementelle Back-ups (bis 5 Tage nach irrtümlicher Löschung rückgängig machen) schützen Sie auch bei irrtümlichen Angaben oder Löschungen vor Datenverlust.
  • Server und Sicherungsserver befinden sich in Deutschland. Die Serverstandortdefinition ist im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO) definiert, der obligatorisch zwischen der Schule und uns geschlossen wird.
  • Der AVV und die notwendige Anlage entsprechen wortwörtlch den Vorgaben des Kultusministeriums
  • 2-Faktor-Authentifizierung bei der Kontrolle und Bestätigung der Daten durch den Anmeldenden, schützen nachhaltig vor evtl. Datenmissbrauch durch Dritte.

    NEU: vollständig DSGVO gerechter Spamschutz:

  • Nach erfolgreichen Tests mit drei Schulen werden wir ab sofort den selbstgehosteten Spamschutz mit der Software Mosparo einsetzen.

Mehrfach dezidierte Zustimmung zur Datenerfassung durch Anmeldende

  • Vor dem Absenden des Formulars muss zum Ersten zugestimmt werden
  • in den Bestätigungs-E-Mails werden die Anmeldenden über den Erstkontakt und die Datenerfassung gemäß DSGVO aufgeklärt.
  • Zum Dritten müssen die Anmeldenden dem Anmeldewunsch und der Datenübermittlung auf einer Bestätigungsseite nochmals dezidiert zustimmen.
  • Ohne dezidierte Bestätigung der Daten und des Einverständnisses zur Nutzung der Daten innerhalb von 24/48/72 Stunden wird der Datensatz unwiderruflich gelöscht (Recht auf vergessen werden, DSGVO).
  • abgelehnte Bewerbungen werden 4 Wochen nach Versand der Absage automatisch gelöscht.
  • Die Datenschutzerklärung enthält eine dezidierte Erläuterung zum Umgang mit den personenbezogenen Daten.

Keine Cookies von Drittanbietern

  • Es werden keinerlei Tools verwendet, die personenbezogene Daten an Dritte außerhalb der AVV gesicherten Personen oder außerhalb der EU weiterleiten. Deshalb ist für die Plattformseiten auch keine Consentabfrage mehr notwendig.

Rechtsgrundlage der digitalen Erfassung von Anmelde- bzw. Bewerberdaten

Darüber hinaus konnten wir auch die Frage nach der Rechtsgrundlage der digitalen Erfassung abschließend klären. Nachdem durch die Änderung des §85 des Schulgesetzes BW, eine digitale Anmeldung ausdrücklich erlaubt ist, konnte auch die Frage wie der Artikel 6 lit. e EU-DSGVO auszulegen ist, abschließend geklärt werden. Schulen müssen demnach kein berechtigtes Interesse vorweisen, sondern sind in Erfüllung Ihrer hoheitlichen Aufgaben schlichtweg berechtigt, personenbezogene Daten digital zu erfassen.

Mehr zur DSGO-Konformität

Datenqualität

Vielfältige Eingabehilfen und vordefinierte Listen sichern einerseits die Qualität der vom Anmeldenden eingegebenen Daten. Dies können Eltern (bei allgemeinbildenden Schulen), Schüler (bei Schularten der beruflichen Schulen) oder Ausbildungsbetriebe (bei Berufsschulen) sein.

Eingabehilfen

  • In allen Textfeldern (Namen, Orte, etc.) wird der erste Buchstabe unabhängig von der Eingabe des Ausfüllenden groß geschrieben.
  • E-Mailfelder müssen ein @ beinhalten
  • E-Mailadresse: Möglichkeit für zusätzliche Bestätigung durch Wiederholung der Eingabe (bei Ausschluss von copy & paste).
  • Geburtsdatum: Anmeldender erhält Fehlermeldung, wenn das Geburtsdatum nicht X Jahre in der Vergangenheit liegt.
  • PLZ – nur 5-stellige Zahleneingabe möglich.

Wertelisten

  • Wertelisten mit vordefinierten Eingabewerten (auch getrennt nach Anzeige- und Exportwerten für ASV).
  • Wertelisten können auf csv-Basis eingebunden werden:
  • ASV-spezifische Wertelisten mit Ausgabe- und Anzeigewerten.
  • Schulspezifische Wertelisten (Ausbildungsbetriebe, Ausbildungsberufe, etc.) sichern Zuordnung von Schüler zu Ausbildungsbetrieb.
  • Einfache Aktualisierung durch Dateiaktualisierung.
  • Zur Erfassung der "Abgebenden Schule": BW-Dienststellenschlüssel (Auf PLZ-Regionen und spezifische Schularten begrenzbar).

Intelligente Ausfüllhilfe für Anmeldende

  • Auszufüllende Pflichtfelder sind so lange farblich hinterlegt bis ein Wert eingegeben wurde
  • Absenden wird verhindert, bevor nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
  • Wird z.B. das Alter zu niedrig angegeben, oder eine E-Mailadresse wird falsch wiederholt, „springt“ das System zum fehlerhaft ausgefüllten Feld und zeigt dem Anmeldenden an, was korrigiert werden muss.

Intelligente Anpassung in Abhängigkeit von Angaben z.B.

Leben die Eltern getrennt, wird zunächst abgefragt, ob beide ein Sorgerecht haben.

Wenn ja,

  • werden die vollständigen Kontaktdaten, des weiteren Erziehungsberechtigten als Pflichtfeldangabe abgefragt.

Wenn nein,

  • wird nur der Vor- und Nachname des anderen Elternteils abgefragt.


Volljährigkeit - Minderjährigkeit

  • SuSiForms errechnet anhand des Geburtstages ob der Anzumeldende volljährig oder minderjährig ist.

Wenn volljährig,

  • wird nach einer Bezugsperson gefragt.

Wenn minderjährig,

  • wird nach den Erziehungsberechtigten gefragt.
  • wird auf der Bestätigungsseite der Druck des automatisch aus den eingegebenen Daten generierten schriftlichen Anmeldeformulars „erzwungen“. Dieses Formular muss dann zur Vervollständigung der Anmeldung mit den benötigten Anlagen unterschrieben von den Erziehungsberechtigten an die Schule per Post gesendet oder dort abgegeben werden.


BFS (einjährige Berufsfachschule) Vorvertrag mit Ausbildungsbetrieb

  • wenn Vorvertrag vorhanden, muss der Betrieb aus einer Liste ausgewählt werden.
  • wenn nein wird automatisch die Schule zum Ausbildungsbetrieb.

Rechtssicherheit & Vollständigkeit der Dokumente

Intelligente Generierung eines schriftlichen Anmeldeformulars

  • Das System generiert automatisch ein PDF als schriftliches Anmeldeformular (nach DIN Brief Formatvorgaben), das heruntergeladen und ausgedruckt werden kann oder muss.

Bei Schularten,

  • bei denen Erziehungsberechtigte eine Unterschrift leisten müssen oder
  • Anmeldende Ihren Anmeldewunsch schriftlich bestätigen müssen (z.B. kostenpflichtige Meisterkurse) oder
  • Beglaubigte Anlagen im Original benötigt werden


wird das Herunterladen des postalisch den DIN-Normen entsprechenden PDFs "erzwungen"


Das Formular muss vom Anmeldenden dann nur noch unterschrieben werden und mit den notwendigen (ebenfalls im Ausdruck aufgelisteten) Anlagen an die Schule gesendet oder dort abgegeben werden.


In anderen Fällen

Überall dort, wo keine Unterschriften oder Anlagen für eine rechtssichere Anmeldung benötigt werden – z.B. Berufschule – kann der Anmeldende das PDF zu Dokumentationszwecken ausdrucken, muss es aber nicht.

ASV-BW Konformität

Alle in ASV importierbaren Datenfelder haben die von ASV bzw. der Schulverwaltung BW vorgegebenen Feldbezeichung (Export-Ids)

  • Grundlage ist jeweils die aktuelle Bezeichnung aus der von der Schulverwaltung BW veröffentlichten Schnittstellenbeschreibung. Aktualisierungen nehmen wir als Auftragnehmer automatisch vor.
  • Die vom System generierte xls-Datei entspricht dem von ASV-BW geforderten Format.
  • Alle Informationen, die ASV zum Import zulässt, können so in Sekunden in das Schulverwaltungssystem importiert werde.

Übernahme der ASV-Import-Vorgaben durch Hinterlegung der offiziellen „Wertelisten“

  • Für die Angaben zum Geschlecht, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Land des Wohnortes, Religionszugehörigkeit, Ausbildungsberuf und Vorbildung etc. ist der von ASV vorgegebene Importwert ein definiertes Kürzel. Deshalb sieht unser System die Differenzierung zwischen „Anzeigewert“ und Export-ID vor. Der Anmeldende wählt aus Klarnamen aus, exportiert wird der von ASV vorgegebene Importwert. z.B. der Anmeldende wählt als Konfession „römisch-katholisch“ als Importwert ausgegeben wird: „RK“ oder der Ausbildungsbetrieb bildet „Buchhändler“ aus exportiert wird der vorgegebene Wert „68320“.

Automatisierte, personalisierte Kommunikation

Automatisierte E-Mail Kommunikation mit Anmeldenden

JETZT NEU: Automatisierter Versand an "Aufgenommene" und "Abgelehnte"

  • Nach dem Absenden des Formulars erhalten Anmeldende eine E-Mail, dass die Daten eingegangen sind und nun auf einer Bestätigungsseite nochmals zu kontrollieren und zu bestätigen sind. Zudem ist der weitere Ablauf beschrieben.
  • Nach der erneuten Bestätigung durch Anmeldende erhält der Anmeldende eine weitere Bestätigungs-Mail sowie Informationen zum weiteren Verfahrensablauf.
  • Von dieser Mail erhält die Schule eine Kopie (= Info, dass eine neue Anmeldung vorliegt)
  • Diese E-Mails sind frei editierbar und personalisiert unter Nutzung der vom Anmeldenden eingegebenen Daten.

Sobald ein Schüler/in „exportiert“ wurde, kann die Schule diesen den Status „Anzunehmen“ oder „Abzulehnen“ geben: Automatisierter Versand von Zu- & Absagen 


  • Funktionen:
    alle Annehmen, alle ablehnen, alle zurücksetzen
    Verschieben einzelner „Exportierter“ per drag & drop


Nach dem Speichern erfolgt der automatisierte und personalsierte E-Mail Versand


  • In den Formulareinstellungen können die E-mails für Zu- und Absagen individuell pro Schulart (Formular) editiert werden.

  • Automatisches verschieben von Zu- und Absagen in das Archiv. Nicht zugeordnete verbleiben im Status „Exportiert“ – damit ist eine sukzessive Bearbeitung möglich.

Die Upload-Funktion

Das System bietet eine Upload-Funktion für PDF und Bilder

Damit können Sie gleich mit der Anmeldung beispielsweise folgende Dokumente erfassen:

  • Lebensläufe
  • Zeugnisse
  • Bescheinigungen
  • Empfehlungen
  • Schülerfotos

Diese werden im Backend bei den Schülerdaten im gesicherten Bereich gespeichert und können von dort für die Schulanwendungen heruntergeladen werden.

Hier gehts zu unserer Beispielseite

Mal ausprobieren?

Sie können den Prozess einfach einmal ausprobieren, indem Sie das Formular auf der hier verlinkten Seite ausfüllen und den Prozess einmal beispielhaft durchspielen.

Melden Sie sich bei unserer Musterschule an, probieren Sie, wie einfach es ist, das Formular auszufüllen und wie gut die Kommunikation via E-Mail funktioniert.

Ein Klick auf den nächsten Butto nund es kann losgehen.

Machen Sie den Test!